Laatste herziening: 01/10/2026
Versie V1.0
Verwerking van persoonsgegevens door de Dienst Toerisme
Deze verklaring licht de specifieke verwerkingen van persoonsgegevens door de Dienst Toerisme toe. Afhankelijk van de verwerking kunnen identificatiegegevens, contactgegevens, reservatie- en ticketgegevens, deelnamegegevens, betalingsgegevens, communicatiegegevens en beeldmateriaal worden verwerkt. Voor algemene informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Stad Ieper, jouw rechten als betrokkene, beveiligingsmaatregelen en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) verwijzen wij naar het algemene privacybeleid van Stad Ieper: Privacyverklaring - Stad Ieper.
Ticketverkoop en reservaties
Wanneer je een ticket aankoopt of een toeristische activiteit reserveert, verwerkt de Dienst Toerisme persoonsgegevens voor de registratie en opvolging van jouw reservatie, de communicatie over de activiteit, de financiële afhandeling en de bezoekersadministratie. In dit kader kunnen onder meer identificatiegegevens, contactgegevens, reservatiegegevens en betalingsgegevens worden verwerkt. Voor de verwerking van reservaties en ticketverkoop kan gebruik worden gemaakt van een extern digitaal ticket- en reservatieplatform.
Erfgoed-, stoeten- en participatietrajecten
In het kader van erfgoedprojecten, stoeten en andere participatieve initiatieven verwerkt de Dienst Toerisme persoonsgegevens van deelnemers voor de registratie en opvolging van deelnames, de organisatie van activiteiten en de communicatie over praktische afspraken. Afhankelijk van het initiatief kunnen hierbij identificatiegegevens, contactgegevens, deelnamegegevens en praktische gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het project worden verwerkt. Bij minderjarige deelnemers kunnen ook contactgegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers worden verwerkt.
Nieuwsbrieven
Schrijf je je in voor de nieuwsbrief of andere elektronische communicatie van de Dienst Toerisme, dan registreren we je contactgegevens op basis van jouw toestemming. We gebruiken die uitsluitend om je de gevraagde communicatie te bezorgen. Je kunt je op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink in de nieuwsbrief.
Wedstrijden, winacties en publieksacties
Wanneer je deelneemt aan een wedstrijd, winactie, promotionele campagne of publieksactie, verwerkt de Dienst Toerisme persoonsgegevens voor de registratie van deelnames, de controle van de deelnamevoorwaarden, de communicatie met deelnemers, de selectie van winnaars en de toekenning van prijzen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de betrokken actie, tenzij je afzonderlijk toestemming geeft voor een ander communicatiedoel. Afhankelijk van de actie kunnen identificatiegegevens, contactgegevens en gegevens die nodig zijn voor de toekenning of aflevering van een prijs worden verwerkt.
Toeristische informatie en bezoekersvragen
Wanneer je contact opneemt met de Dienst Toerisme via het onthaal, e-mail, telefoon of een contactformulier, worden jouw persoonsgegevens verwerkt om je vraag te behandelen, je toeristische informatie of advies te verstrekken en de verdere opvolging van je verzoek mogelijk te maken. In dit kader verwerken wij doorgaans identificatie- en contactgegevens en de informatie die je zelf verstrekt in het kader van jouw vraag of aanvraag.
Beeldmateriaal
Tijdens toeristische activiteiten, evenementen en promotionele acties kan de Dienst Toerisme foto's en videobeelden maken en gebruiken voor informatie, promotie, verslaggeving en archivering. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen sfeerbeelden, waarbij de activiteit of locatie centraal staat, en gerichte beelden, waarbij één of meer personen duidelijk centraal en herkenbaar in beeld komen. Wanneer dit vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd of wordt ter plaatse bijkomende informatie verstrekt over de verwerking van het beeldmateriaal.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de organisatie en opvolging van de betrokken dienstverlening, activiteit of aanvraag en voor het naleven van wettelijke verplichtingen. Wanneer wettelijke of administratieve bewaartermijnen van toepassing zijn, worden deze gerespecteerd.